Nie bez powodu napisaliśmy je i będziemy zapisywać wielkimi literami. Chodzi o rzecz arcyważną, wydawałoby się oczywistą, a często bagatelizowaną. Skutki naszej beztroski mogą być katastrofalne. Brak tortu lub jego „biedna wersja”, fotograf, który zamiast na nasz ślub pojechał na wakacje, nieświeże jedzenie, zwiędłe kwiaty, wokalista z zapaleniem gardła – przykłady można wymieniać. Oczywiście, wypadki losowe są w stanie pokonać nawet najuczciwszych dostawców, ale to właśnie dobrze skonstruowana, a przede wszystkim podpisana UMOWA może nas przed tymi zdarzeniami w dużym stopniu ochronić, osłodzić nam gorzkie chwile zwrotem kosztów albo w najgorszym razie – pozwolić dochodzić praw w sądzie.

Z kim podpisujemy UMOWĘ? Ze wszystkimi usługodawcami i podwykonawcami. Nie róbmy wyjątków, chyba że właścicielem kwiaciarni, która dostarczy nam kwiaty, jest nasza mama, a tort upiecze nam babcia. Najważniejsze, bo dotyczące kluczowych elementów wesela, to umowy: na wynajęcie sali weselnej, noclegów, cateringu (najczęściej jest to jeden dostawca), przygotowanie i dostarczenie tortu oraz z fotografikiem, kamerzystą i zespołem muzycznym. Rzecz jasna również z wedding plannerką, jeśli korzystamy z jej usług. Co ważne – to właśnie konsultantka po uzyskaniu pełnomocnictwa państwa młodych, może w ich imieniu UMOWY zawierać, przechowywać, a potem przekazać (nota bene – zawsze gromadźmy je w jednym miejscu, dbajmy o nie i miejmy pod ręką). Zanim powierzymy jej to zadanie, upewnijmy się, że ma do tego odpowiednie kompetencje, a więc podstawową wiedzę prawną potrzebna do napisania umowy lub ma możliwość konsultowania zapisów z prawnikiem.

Przykład umowy – Agencja Ślubna Wymarzone Wesela

Sam fakt istnienia umowy, choć niezbędny, nie wystarczy. Najważniejsze jest to, co dokument zawiera. W największym skrócie: im bardziej precyzyjnie określa zakres usługi i zasady jej wykonania, tym lepiej. Mętne i ogólnikowe zapisy to furtka dla nieuczciwych usługodawców, którzy w przypadku niechlujnego wykonania zadania nie zawahają się podeprzeć niekonkretną UMOWĄ. Nie bójmy się „wchodzić w szczegóły”. W UMOWIE z fotografikiem określmy, ile zdjęć zamawiamy, na jakim papierze/nośniku; w UMOWIE z florystą ustalmy rodzaj i ilość kwiatów, ich kolorystykę; do UMOWY cateringu dołączmy menu, do UMOWY na tort: wysokość, rodzaj, smak, wagę itd.
Profesjonalistów takie detale nie zniechęcą, kombinatorów zirytują, a to dla nas sygnał ostrzegawczy. Firmy i podmioty chcące utrzymać się na rynku w branży, która w dużej mierze opiera się na poczcie pantoflowej, raczej nie zaryzykują wpadki, a tym bardziej celowo wyrządzonej szkody, ale początkujące, mniejsze, czy po prostu kiepskie mogą świadomie lub nie popełnić błąd. Zróbmy wszystko, by za niego nie płacić.

W każdej UMOWIE bezwzględnie powinny znaleźć się:

• imię i nazwisko, PESEL i adres osoby, z którą ją zawieramy; jeśli jest to firma – jej pełna nazwa, NIP oraz dane osoby podpisującej UMOWĘ w jej imieniu
• dokładne daty i miejsca wykonania usługi, ewentualnie godziny (na przykład w przypadku fotografika czy kamerzysty)
• szczegółowy zakres usługi: co zamawiamy, w jakiej ilości, jak ma być zrealizowana, kiedy, jak, komu i w jakiej postaci dostarczona
• wysokość wynagrodzenia wraz z ewentualnymi zaliczkami, zadatkami, nieprzewidzianymi kosztami oraz karami za odstąpienie od umowy lub jej niedopełnienie plus – sposób i termin zapłaty
• zapis określający sposób rozwiązania kwestii spornych lub losowych

Bardzo często domy weselne, dekoratorzy czy fotograficy mają własne wzory umów. Można z nich skorzystać, ale pod warunkiem, że dokładnie je najpierw przeczytamy. Nie róbmy tego od ręki. Zabierzmy umowę do domu, przeanalizujmy, skonsultujmy z wedding plannerem, który lepiej od nas wie, co powinno się znaleźć na papierze, podpowie, co można pominąć, a także wychwyci ewentualne kruczki i nieścisłości. Może to zrobić także prawnik. Jeśli coś nam nie odpowiada: negocjujmy, szukajmy kompromisu, proponujmy dodatkowe zapisy. UMOWA obowiązuje obie strony i obie zabezpiecza, więc obu powinno zależeć na sporządzeniu porządnego, przejrzystego dokumentu. Pod żadnym pozorem nie umawiajmy niczego ustnie, honorowo, „mniej więcej”, na oko czy piękny uśmiech. Co z tego, że przesympatyczny właściciel sali zaznaczy w kalendarzu termin jej wynajęcia, skoro może w każdej, nawet ostatniej chwili tę „rezerwację” odwołać, a nas zostawić z ogromnym kłopotem?

Pamiętajmy i przypominajmy to sobie w każdej chwili zawahania: dnia ślubu i wesela nie da się powtórzyć!