Zarezerwujcie czas. Pierwsze spotkanie z konsultantem to obopólne „badanie terenu”. Nie planujcie go pomiędzy dwoma innymi pilnymi sprawami. Absolutne minimum to godzina, jednak wartościowe spotkanie powinno potrwać dłużej. Im więcej uda Wam się ustalić na pierwszym, tym mniej zostanie na później. To istotne, zwłaszcza jeśli jesteście zapracowani i oszczędzacie swój czas. Oczywiście, musi być przede wszystkim profesjonalne, ale fajnie, gdy przebiega w miłej, swobodnej, niespiesznej atmosferze, w spokojnym miejscu, przy dobrej kawie czy herbacie. To na pewno sprzyja rozmowie i lepszemu poznaniu się nawzajem.

Przygotujcie się na dużą ilość pytań. Bez obaw – to nie będzie przesłuchanie! Konsultantka po prostu będzie się starała zebrać jak najwięcej informacji na temat Waszej wymarzonej ceremonii. W pierwszej kolejności zapyta o zakres organizacji, jaki chcecie jej powierzyć – czy ma zorganizować ślub i wesele od A do Z, czy wybraną jego część, dalej o termin i miejsce ślubu, budżet, ilość gości, a także o zaawansowanie przygotowań – czy macie już wybraną salę weselną, catering, zespół muzyczny itp. Wypyta Was też o oczekiwania i marzenia. Od ogólnych, na przykład że wesele ma być wystawne i eleganckie bądź swobodne i na luzie po szczegółowe wasze zainteresowania, które mogą znaleźć odbicie w motywach przewodnich wesela czy dekoracjach.

Przygotujcie własną listę pytań. Mogą dotyczyć wszelkich aspektów związanych z organizacją ślubu i wesela oraz kompetencji wedding plannerki. Zapytajcie o jej doświadczenie, podwykonawców, z jakimi współpracuje. Rozmawiajcie szczerze i otwarcie, powierzacie jej przecież przygotowanie najważniejszego dnia w życiu! Nie wstydźcie się niewiedzy czy nieznajomości branży – konsultant ślubny jest od tego, by wyjaśnić Wam to, czego nie wiecie i nie rozumiecie, powinien odpowiedzieć na każde Wasze pytanie, choćby wydawało Wam się niedorzeczne. Śmiało mówcie o specjalnych życzeniach, kaprysach. Pytajcie o możliwość zrealizowania oryginalnych pomysłów lub poproście konsultantkę o zaproponowanie własnych. Jej inwencja i kreatywność może Was zaskoczyć!

Ustalcie zasady współpracy. To bardzo ważne, bo będą one obowiązywać przez cały czas Waszej współpracy. Zdecydujcie, jak często możecie i chcecie spotykać się z konsultantką. Czy preferujecie kontakt mailowy, telefoniczny czy osobisty. Czy oczekujecie, że będzie z Wami omawiać wszelkie, nawet drobne sprawy i detale czy tylko zasadnicze kwestie związane z organizacją ceremonii. Zdecydujecie, czy udzielicie jej pełnomocnictwa na zawieranie umów z podwykonawcami. Tę kwestię warto dobrze przedyskutować – niezwykle usprawnia pracę, zwalnia z częstszych spotkań niezbędnych do podpisywania sporej ilości dokumentów, ale wymaga sporego zaufania, a od wedding plannera odpowiedzialności i znajomości prawa. Oczywiście należy omówić również sprawę wynagrodzenia dla konsultantki i formy jego wypłaty.

Stwórzcie wstępny harmonogram przygotowań. Ten punkt jest możliwy do realizacji pod warunkiem, że jesteście zdecydowani na współpracę z wedding plannerką, która przed Wami siedzi 🙂 Nie chodzi o szczegółowy plan, bo ten po zebraniu potrzebnych informacji konsultantka stworzy po spotkaniu i przekaże go Wam mailem lub osobiście. Warto jednak stworzyć plan ramowy w ramach czasu, jakim dysponujecie. Konsultantka wskaże, co i kiedy należy zamówić, podpisać, podzieli przygotowania na etapy, określi w przybliżeniu koszty poszczególnych usług i opisze możliwości co do organizacji Waszego wymarzonego wesela.

Z pierwszego spotkania z konsultantką ślubną powinniście wyjść z przekonaniem, że dowiedzieliście się wszystkiego, co Was nurtuje, a forma i zakres współpracy jest zgodna z Waszymi oczekiwaniami, możliwościami logistycznymi i finansowymi, a sama konsultantka wzbudza Wasze zaufanie, jest profesjonalna i odpowiedzialna.